Baardblog van een oliebaron (5)

Waar staan we nu!

12 maanden geleden

12 maanden geleden werden wij verrast door een e-mail van de NVWA. Velen van jullie hebben ons toen gevraagd wat er precies aan de hand was. We hebben hier altijd openheid over gegeven voor zover dat mogelijk was. Maar vaak is een verhaal ingewikkelder dan het lijkt.

Wij willen graag dat jullie weten wat er gespeeld heeft en wat wij gedaan hebben om dit alles op te lossen. We hebben namelijk niet stil gezeten de afgelopen 12 maanden.

Hoe het begon

kleine selectie van onze productdocumentatie

Eind November 2019 kregen wij een mail van de NVWA met de mededeling dat niet op al onze producten de allergenen correct vermeld stonden op het etiket. Om te weten welke allergenen er in je producten zitten moet je heel veel uitzoeken. En dat zijn we gaan doen. Na 10 maanden konden we vol trots zeggen dat we alles afgerond hadden. En met alles bedoel ik dan ook alles. Maar terug naar het begin…. Om te weten welke allergenen er in je producten zitten (zodat je deze op je etiketten kan vermelden), moet je van al je grondstoffen weten wat daar in zit. En hiervoor moeten je leveranciers meewerken.

Omdat we ons niet graag bezighouden met illegale zaken, en omdat wij ons beseffen dat wij ons aan de wet moeten houden hebben wij meteen tegen de NVWA gezegd hoe de zaken er bij ons voorstonden, en dat we bezig waren met de noodzakelijke stappen maar nog niet zo ver waren. Om verdere ellende te voorkomen hebben wij toen zelf voorgesteld aan de NVWA om de verkoop van onze producten stil te leggen. We willen dat dit voor iedereen duidelijk is. De NVWA heeft ons niet stilgelegd, dat hebben we zelf gedaan.

Cosmetisch Chemicus (CC)

Vrij snel hadden we de juiste partner gevonden om onze producten op veiligheid te beoordelen, en in overleg met de NVWA hebben we toen (nadat de Cosmetisch Chemicus (CC) onze producten op veiligheid had beoordeeld) de producten één voor één weer in de verkoop genomen. Dit ging relatief snel omdat onze producten al veilig waren, echter hadden we dat toen nog niet bewezen. Van sommige producten hebben we afscheid moeten nemen. Niet zo zeer omdat deze onveilig waren maar omdat we niet volgens de richtlijnen van de cosmetica wetgeving konden aantonen dat dit wel het geval was.

Leveranciers

Toen we zeker wisten dat we alles weer konden verkopen zijn we op zoek gegaan naar betrouwbare leveranciers. En we kunnen jullie melden, die zijn zeldzaam. We hebben letterlijk voor honderden euro’s aan samples gekocht met de toezegging dat de documentatie geen probleem zou zijn om dan achteraf te horen dat de leverancier de benodigde documenten toch niet konden leveren. Met als gevolg dat we sommige formules moesten aanpassen.

Documentatie

En om jullie een beetje een beeld te geven; we moeten werkelijk voor alles meerdere documenten hebben. Ik zal jullie hieronder een opsomming geven;

zelfs onze pipetten zijn gecertificeerd
  • De ingrediënten
    • Etherische oliën
    • Basis oliën
    • Parfum oliën
    • Boters
    • Waxen
  • Productverpakkingen
    • Blikjes
    • Flesjes
    • Het glas van de pipetten
    • Het rubber van de pipetten
    • Het plastic van de sluitringen
    • Sample flesjes
    • Dopjes van de sample flesjes
    • Voorraad flessen en containers
  • Schoonmaakmiddelen
    • Afwasmiddel
    • Handzeep
    • Alcohol doekjes
    • Alles reiniger
  • Persoonlijke bescherming
    • Haarnet
    • Baardnet
    • Handschoenen
  • Apparatuur
    • Geijkte weegschaal

We maken dus geen geintje, alles wat hierboven genoemd is, is gecertificeerd (En we zijn vast nog wel wat zaken vergeten) Kortom voordat je dat alles op orde hebt ben je dus heel lang bezig. En zeker als je een hele strenge CC hebt zoals in ons geval.

CPNP

Als je dan alles op orde hebt wat betreft je documentatie, etiketten, verpakkingen en dergelijke, dan kan je je producten registreren voor de verkoop binnen de EU. Dit doe je door je producten aan te melden bij de Cosmetic Products Notification Portal (CPNP). Dit is een database die toegankelijk is door de controlerende instanties waar alle cosmetica die binnen de EU wordt verkocht geregistreerd moet staan. Wij hebben meerdere malen gemerkt in de markt dat veel producenten hun producten registreren zonder dat zijn een CC hebben geraadpleegd. Hiermee registreer je dus eigenlijk een product waarvan jij niet precies weet wat er inzit, en is het dus eigenlijk een onzinnige, nietszeggende registratie.

Good Manufacturing Practice (GMP)

nog meer administratie

Vervolgens moet je ook werken volgens Good Manufacturing Practice (GMP). Dit betekent dat je bepaalde standaarden moet volgen tijdens je productieproces. Veel van onze con-collega’s leggen dit uit als dat ze een paar richtlijnen moeten volgen en dan klaar zijn. Maar officieel moet je kunnen aantonen dat je volgens de richtlijnen van GMP werkt (Dit is onderdeel van de veiligheidsbeoordeling (Safety Assessment)). Je kan dit aantonen door je te laten certificeren middels de ISO standaard, of je door een gecertificeerd bedrijf te laten beoordelen. Dit laatste is waar wij voor gekozen hebben. We zijn beoordeeld en zijn met vlag en wimpel geslaagd. Deze beoordeling gaat erg ver. Er wordt je zelfs verteld wat voor TL balken je mag gebruiken in je productieruimte, of welke pannen om je was en boters te verwarmen. En zo is die lijst nog veel langer.

Registratie/administratie

Dan tot slot moeten we alles wat we doen vastleggen, kortom we hebben een administratie daar zeg je u tegen. Alles wat we inkopen moeten we vastleggen (Inkoop Registratie), alles wat we aan onze producten toevoegen moeten we keer op keer vastleggen (Batch Registratie), alles wat we veranderen moeten we vastleggen in onze Product Informatie File (PIF). Kortom we zijn meer aan het administreren dan dat we ons kunnen bezighouden met de leuke dingen. Maar dit hoort er nou eenmaal bij dus ook hier hebben we onze tanden ingezet.

Snel weer in de verkoop

Batchnummers zijn nu standaard

Wellicht vragen jullie je nu af hoe we relatief snel al onze producten weer in de verkoop hadden maar nu pas alles op orde hebben. Het antwoord is simpel. Er was één ingrediënt (wat we in meerdere producten gebruiken) dat we nog op voorraad hadden en dat was voorzien van de juiste documentatie echter onze leverancier kon ons niet een nieuwe partij leveren. Daarom moesten we noodgedwongen op zoek naar een vervanger en dat bleek lastiger dan verwacht. Uiteindelijk hebben we er voor gekozen om deze geur speciaal voor ons te laten maken en dat bleek onze redding (vlak voordat we door onze voorraad heen waren). Toen dat proces afgerond was konden we ook de documentatie herzien en konden we eindelijk alles afsluiten.

En nu dan?

Alles weer vol op voorraad

Ondertussen is onze voorraadkast flink gevuld, draaien we weer volop productie, zien we al weer een gezonde stijging in de omzet ten opzichte van vorig jaar. Hebben we onze eigen productieruimte of zoals wij het zelf noemen, “ons lab”. Hebben we een hele hoop bijgeleerd, een hoop nieuwe contacten opgedaan en nieuwe samenwerkingen aangegaan. We hebben zelfs nieuwe geuren gelanceerd en hebben ondertussen (voor ons) nieuwe producten gelanceerd zoals shampoo en conditioner. Kortom we zijn niet bij de pakken gaan neerzitten en kunnen vol trots zeggen dat we er eigenlijk alleen maar sterker uit gekomen zijn

Hoe heeft het zo ver kunnen komen?

Het was mij nooit gelukt zonder de steun van Joan

Een goede vraag, en deze verdient een eerlijk antwoord. We wisten eigenlijk wel al dat het als het zwaard van Damocles boven ons hoofd hing. Dat is ook de reden waarom wij al begonnen waren met het op orde brengen van alles, echter we waren hier in niet snel genoeg (en nog te onervaren). De NVWA gaat niet zelf actief op zoek naar bedrijven die hun zaakjes niet op orde hebben omdat ze onderbemand zijn. Zij reageren alleen op meldingen. Dan zou je denken dat dit meldingen zijn van consumenten die problemen met onze producten hebben ondervonden. Niets is minder waar. Het leeuwendeel van de meldingen komen van de concurrentie. En zo ook in ons geval. Een concurrent die jou het licht in je ogen niet gunt. Wij weten wie deze concurrent is en hebben er voor gekozen dit niet publiekelijk te delen. Het heeft dan ook geen zin om hier naar te vragen. Echter, helaas waren wij niet het enige bedrijf dat door deze concurrent een oor is aangenaaid. Wat ons vooral verbaasd is dat deze concurrent zelf ook niet alles op orde heeft. Dus waar haal je dan de arrogantie vandaan. Het trieste is dat 90% van de actieve baardolie producenten hun zaakjes niet op orde hebben. Gelukkig kunnen wij nu met trots zeggen dat ons dat wel gelukt is.

De toekomst

We zitten vol ideeën en plannen, vaak zit er meer in onze kop dan dat we tijd hebben. Daarom gaan we nu eerst genieten van onze nieuwe geuren. En hopen we op wat rustigere tijden. De bestellingen blijven binnenkomen. En we zijn continue bezig met het verbeteren van onze productieprocessen en alles wat daar bij komt kijken. Denk dan aan een peristaltische vulmachine, maar bijvoorbeeld ook een lasergraveermachine. We zijn continue opzoek naar nieuwe producten die ons assortiment mooi kunnen aanvullen en uiteraard zijn we continu bezig om jullie te laten genieten. En we hopen dat we dit nog heel lang kunnen blijven doen. Want Dutchbeards is hier sterker uitgekomen en wij zien de toekomst rooskleurig in.

Bedankt!

Dit was ons niet gelukt zonder de hulp, steun, raad, advies en vertrouwen van heel veel mensen om ons heen. Uiteraard wil ik jullie, onze trouwe klanten bedanken voor het vertrouwen dat jullie in ons hebben gehouden. En het geeft ons een warm gevoel om jullie weer terug te zien. Maar ook Sebas en Arne bij wie wij onze productie ruimte mogen huren, en voor de gesprekken, brainfarts en aanverwante zaken die we hebben besproken over het hoe en wat. Ik wil onze leveranciers bedanken (diegene die uiteindelijk overgebleven zijn) die met ons meegedacht hebben, die aan hun kant heel veel werk hebben moeten verzetten om de documentatie aan te leveren, en zelfs met ons op zoek zijn gegaan naar nieuwe geuren. Ik wil Michael, Alex en Falco bedanken. De heren die verantwoordelijk zijn voor onze veiligheidsbeoordelingen. Maar vooral voor al het advies dat we van ze hebben gekregen. Wat hebben we een hoop geleerd de afgelopen maanden. Ik wil Hanna bedanken die ons van advies heeft gediend met betrekking tot GMP en ons uiteindelijk heeft beoordeeld. Ik wil een aantal con-collega’s bedanken voor het meedenken en samen zoeken naar oplossingen. Ik heb zelfs de niet nader te noemen concurrent bedankt voor wat hij heeft gedaan, want zonder zijn acties waren wij niet zo ver geweest als dat we nu zijn. En hadden we nooit op dit hoge niveau producten kunnen produceren En tot slot wil ik Joan mijn vrouw en mijn dochter Nicki bedanken, voor alle steun, hulp en opbeurende woorden. Zonder hen had ik het zeker niet gered.

Kort samengevat

Nu 12 maanden verder hebben we alles weer op de rit, zijn we sterker als ooit teruggekomen, kan niemand ons nog iets maken, en gaan we er weer vol tegenaan!

1 gedachte over “Baardblog van een oliebaron (5)

  1. Nou, geen idee dat er zoveel achter de schermen gaande is/was. Wel interessant om te lezen. Puur door de geweldige producten en service was ik al vaste klant geworden. Voor mijn geen ander merk meer. Nu is daar ook nog de gun factor bij gekomen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.